Näppärästi sähköpostilla

Riitta Suominen ©   
 
   

Easy Emailing in English
 
Sähköpostilla asiat hoituvat tehokkaasti, kun viestiin kirjoittaa tiivistävän otsikon ja kertoo ydinasiat parilla ensimmäisellä rivillä. Viestin a ja o on kuitenkin ystävällinen aloitus sekä lopetus.

Sähköposti on näppärä kanava lyhyiden rutiininomaisten työasioiden hoitoon. Työelämässä viestit toimivat sitä paremmin, mitä suoremmin ne vastaavat lukijan tarpeeseen. Ihmisiä ei pidä kuormittaa turhilla lähetyksillä; pelkät hupiviestit ja tervehdykset kannattaa unohtaa kokonaan.

Pääasia aina alkuun

Viestin tarkoituksen on selvittävä lukijalle heti. Tärkein osa on aihe-kenttä eli otsikko. Sen pitää olla niin yksilöivä, että lukija pystyy oitis päättelemään, mistä on kyse. Ei siis riitä, että otsikkona on "Kokous" vaan "Hallituksen kokous 12.3. klo 17". Otsikon merkitys korostuu entisestään, kun sähköpostia luetaan puhelimella: usein puhelimeen ladataan vain otsikot eikä koko viestiä, saati liitteitä.

Hyvä viesti kirjoitetaan samojen ohjeiden mukaan kuin mikä tahansa teksti: karsitaan kaikki turha toisto, pitkiä ilmauksia lyhennetään ja kieli pidetään mahdollisimman yleistajuisena.

Tärkeitä tekstissä ovat otsikot ja kappaleiden alut. Lukija olisi saatava kiinnostumaan asiasta parilla sanalla - mutta millä sanoilla, sanopa se!

Miltä sähköpostisi tuntuu?

Lyhyt viesti muuttuu helposti tylyksi, jos sitä ei avaa ja lopeta myönteisesti. Lisää alkuun kiitos viestistäsi, tervehdys Lahdesta, hyvää huomenta ja loppuun aurinkoista viikonalkua, hyvää viikonloppua, mukavaa työviikon jatkoa.

Sävynhallintaan vaikuttaa myös näkökulma. Jos viestiä hallitsee kirjoittajan organisaation katsantokanta, lukijasta tuntuu, että hänet ohitetaan. Aloitus Lautakunta toteaa, että huomautus - - lähestyy asiaa organisaatiolähtöisesti, kun puhuttelevampi olisi vastaanottajan näkökulma Huomautuksenne on käsitelty - -.

Sähköpostiviestin muotoilua

Sähköpostiviestille ei ole olemassa yleistä asettelustandardia niin kuin asiakirjoille, vaan viestin muoto määräytyy käytetyn ohjelmiston mukaan. Monet käyttäjät suosivat vain teksti (plain text) -asetusta, eli muotoilut poistetaan kokonaan.

Lähettäjän yhteystiedot on aina hyvä liittää viestiin, mikä käy kätevästi automaattisen allekirjoituksen avulla. Merkintätavat kannattaa pitää yhtenäisinä samassa organisaatiossa. Allekirjoituksia voi luoda useita eri tarkoituksiin, ja vaihtoehdoista on helppo valita sopiva napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta viestikentässä.

Tietoturva kuntoon

Sähköpostia on tullut tavaksi verrata postikorttiin. Viestiin voi siis huoletta kirjoittaa ne asiat, jotka voisi sanoa myös postikortissa.

Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää viestien jatkolähetykseen ja aiempien viestien kopioitumiseen. Toisten viestejä saa lähettää eteenpäin vain, jos on kyse asian siirtämisestä oikealle viranomaiselle.

Tuntemattomalta saadun sähköpostiviestin ja liitetiedostojen avaamisessa on oltava varovainen. Verkkorikollisuus on lisääntynyt ja muuttunut älykkäämmäksi. Valeviestejä profiloidaan nykyisin jo vastaanottajan mukaan ja tätä hämätään uskottavasti eri lähteistä kerätyillä tiedoilla. Liitteiden lähettämistä kannattaa itsekin karttaa ja hyödyntää ensisijaisesti viestikenttää. Tiedotteet esimerkiksi on parempi panna intraan kuin jaella sähköpostin liitteenä.

Teksti on tiivistelmä Hyvää palvelua sähköpostitse -ohjeesta, joka on julkaistu kokonaisena Tampereen kaupungin intrassa. Pitempänä artikkeli on ilmestynyt myös Sanatori-lehdessä 1/2009.




 
Etusivu | Kielitoimisto | Superhyvä | Oppimateriaali | Verkkomateriaalit | Näytteet | Kuumat linkit | Verkkoyhteisöt | Sana viikonvaihteeksi | Tekijänoikeudet | Kirjailijavieras