Löydä sisäinen toimittajasi

Riitta Suominen ©   
 
   
 
 

Intran tarkoitus on palvella tehokkaasti työtehtävissä. Mitä helpommin käyttäjä löytää tarvitsemansa tiedot, sitä nopeammin tehtävät hoituvat.

Yleisimmin intrasta etsitään edelleen puhelinnumeroa tai muita yhteystietoja. Usein myös silmäillään uutisia, ja pikku hiljaa palvelujenkin käyttö on lisääntynyt: tilauksia, hakemuksia ja ilmoittautumisia tehdään yhä useammin verkossa.

Tehokäyttäjien päivittäin seuraamiin aineistoihin on hyvä rakentaa oikopolku eli suora linkki etusivulta. Oikopolut johtavat usein puhelinluetteloon, ruokalistaan tai keskustelupalstalle. Käytettävyyden suunnittelun periaatteena on tarjota nopea pääsy aineistoihin, joita käytetään paljon, ei niihin joita toivotaan käytettävän paljon.

Ohje intraan kirjoittavalle

Pikaohjeeksi intra-artikkelin luomiseen sopii seuraava:

1) Selvitä, mitä käyttäjät sivulta hakevat.
2) Mieti, miten voisit tehostaa asiointia verkossa.
3) Tarjoile käyttäjille pääsy yksikössänne syntyvään tietoon.
4) Kirjoita ytimekkäästi ja suosi uutisrakennetta: kertova otsikko, tiivistävä alkukappale ja juttu tärkeästä vähemmän tärkeään.
5) Panosta houkutteleviin otsikoihin, kuviin ja kuvateksteihin.
6) Käytä tavallista yleiskieltä, karta termejä ja lyhenteitä.
7) Luo yhteyksiä ihmisten, asioiden ja verkkosivujen välille.
8) Ideoi vuorovaikutus- ja palautetavat.

Nimeä ja otsikoi taidokkaasti

Verkkosivuilta poimitaan hyödylliset sisällöt valikkojen avulla; aineistoja ei lueta järjestyksessä alusta loppuun. Koko sivuston tulisi siis palvella silmäilevää käyttötapaa, jossa valikoiden nimet ovat hakusanoina.

Nimien ja otsikoiden on ennustettava hyvin sisältöä. Käytä tuttuja yleiskielisiä sanoja ja lisää kertovia alaotsikoita aina muutaman kappaleen välein.

Otsikon pitäisi kertoa kiinnostavasti ja kattavasti viestin sisältö. Yleiset otsikot (Koulutus, Kommenttini tai Vastaus kysymykseen) pitäisi täsmentää (Intrakoulutus to 17.1. klo 9, Ilmoittaudu viimeistään 10.1. ja Lomaa haetaan lomakkeella HH402). Otsikoiden tulisi erota toisistaan tarpeeksi.

Hypertärkeät linkit

Linkit ovat verkkotekstin ydin, siksi niitä kannattaa myös käyttää. Verkkoteksti koostuu monista itsenäisistä osista, jotka linkitetään toisiinsa. Tekstit pitää siis kirjoittaa niin, että ne toimivat itsenäisesti mutta linkittyvät oivallisesti toisiinsa.

Linkkien nimeämisessä on hyvä noudattaa yhtenäistä käytäntöä: sivuille voidaan johdattaa pelkällä nimellä tai osoitteella tai sitten molemmilla. Esimerkiksi

Myös kaupunkiesitteitä voi tilata matkailutoimesta.
Myös kaupunkiesitteitä voi tilata osoitteesta www.gotampere.fi/esitetilaukset.
Myös kaupunkiesitteitä voi tilata matkailutoimesta (www.gotampere.fi/esitetilaukset).

Lukijalle kevein on ensimmäinen vaihtoehto. Linkkejä nimettäessä on myös hyvä miettiä lukijan parasta. Silmäilyä tukevat hyvin avainsanat, kun taas pitkät linkit tekevät tekstistä rikkonaista ja pronominit ennustavat sisältöä huonosti, esimerkiksi Kaupunkiesitteitä voi tilata tästä.

Intrassa tavallista aineistoa ovat ohjeet, joiden ydin selitetään verkkotekstissä. Asiakirjat pannaan liitteeksi, jotta käyttäjä voi halutessaan tarkistaa yksityiskohdat. Linkin yhteydessä mainitaan tiedoston muoto ja koko (Käyttäjäkysely 2006, 129 kilotavua).

Juttu perustuu Löydä sisäinen toimittajasi -oppaaseen, joka on julkaistu kokonaisuutena Tampereen kaupungin intrassa.





 
Etusivu | Kielitoimisto | Superhyvä | Oppimateriaali | Verkkomateriaalit | Näytteet | Kuumat linkit | Verkkoyhteisöt | Sana viikonvaihteeksi | Tekijänoikeudet | Kirjailijavieras